Da Digitalização de Documentos Privados

Ivandro Roberto Polidoro
OAB/RS 35.155

 

A Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, impondo que a digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de documentos públicos e privados observem seus termos[1]. Por seu turno, a Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, que instituiu a Declaração de Direitos de Liberdade Econômica, alterou, dentre outras, a Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, suprarreferida. Em face do exposto, a Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, especificamente em seu art. 2º–A[2], e a Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, especialmente em seus arts. 3º, inciso X[3], e 18[4], preveem regramentos sobre arquivamento e armazenamento de documentos em meios digitais. Careciam, porém, de regulamentação. A regulamentação em questão foi suprida pelo Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020.

 

Não deter-nos-emos à análise tópica aprofundada de dispositivos por dispositivo da legislação antes referida, tampouco a questões próprias da digitalização de documentos públicos. Limitar-nos-emos à análise do Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, que regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º–A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, com maior atenção às técnicas e aos requisitos à digitalização de documentos privados, a fim de que produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

A regulamentação estabelecida pelo mencionado Decreto objetiva que os documentos digitalizados sirvam para comprovação perante pessoas jurídicas de direito público interno, ou outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais.[5] Não se aplica, porém, aos documentos nato-digitais[6], aos documentos referentes às operações e às transações realizadas no sistema financeiro nacional; aos documentos em microfilme; aos documentos audiovisuais; aos documentos de identificação e aos documentos de porte obrigatório.

Em qualquer hipótese em que é aplicável o Decreto nº 10.278/2020, e com a observância obrigatória de seus Anexos I[7] e II[8], os procedimentos e tecnologias, a serem empregados na digitalização[9] de documentos físicos, deverão garantir a integridade[10] e a confiabilidade do documento digitalizado[11]; a rastreabilidade[12] e a auditabilidade[13],[14] dos procedimentos empregados na digitalização; o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado, nos termos estabelecidos nos Anexo I e II do Decreto em análise; a confidencialidade, quando aplicável; e a interoperabilidade[15] entre sistemas informatizados.[16]

Nas hipóteses de relações entre particulares, qualquer meio de comprovação de autoria, de integridade e, se necessário, de confidencialidade de documentos digitalizados será válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento[17]. Inexistindo acordo prévio entre as partes, os documentos deverão ser assinados digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP) Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados[18], além de seguir os padrões técnicos mínimos e conter os metadados previstos nos Anexos I e II do Decreto em questão. Importante é observar que esses requisitos exigidos na hipótese de inexistência de acordo prévio entre as partes, são extraídos do art. 5º do próprio Decreto[19], conforme estabelecido no parágrafo único[20] do seu art. 6º, e são cumulativos, ou seja, todos precisam ser satisfeitos.

O procedimento de digitalização poderá ser realizado pelo possuidor do documento físico ou por terceiros, ou seja, organizações especializadas para tanto, haja vista a necessidade de satisfação das exigências técnicas[21],[22]. No caso da contratação de terceiros à digitalização dos documentos físicos, é recomendável a certificação de ser a empresa idônea e de estar em condições de satisfazer as exigências legais. Não obstante, no instrumento de contratação desse terceirizado, é imperiosa a previsão de responsabilidade integral, solidária e ilimitada em relação a terceiros eventualmente prejudicados por culpa ou dolo, e a declaração expressa e certificada da possibilidade de satisfação dos requisitos de segurança da informação e de proteção de dados.

O possuidor do documento físico é responsável perante terceiros pela conformidade do processo de digitalização, observados os termos do Decreto, tal como apontamos acima.

Quanto ao descarte de documentos físicos digitalizados, ele poderá ocorrer, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico[23],[24]. Os documentos passíveis de digitalização, isto é, aqueles sem valor histórico, deverão ser preservados, no mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem[25],[26], observadas as demais exigências legais incidentes em relação a cada um deles, tais como as obrigações tributárias, previdenciárias, trabalhistas e cíveis em geral.

Outrossim, considerando se tratar de legislação bastante recente e ainda sem tranquila consolidação de sua compreensão e plena aceitabilidade, e sem descuidar da necessidade de aceitação dos documentos digitalizados pela pessoa a quem forem opostos[27], é prudente que os documentos físicos, ainda que digitalizados segundo os critérios exigidos pela legislação em comento, permaneçam arquivados por um período mínimo e correspondente à sua natureza, tal como se não tivessem sido digitalizados. A prática sugerida objetiva evitar danos a terceiros e, por consequência, a imposição de penalização àquele que procedeu com a digitalização. Com o transcurso do tempo, a aceitação e as decisões judiciais poderão apresentar melhor solução e apontar pela não necessidade dessa prática.

Relativamente à manutenção e/ou ao armazenamento de documentos digitalizados, assim definidos nos termos do Decreto em análise, deverá ser garantida a sua proteção contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados, e a indexação de metadados que possibilitem sua fácil localização e gerenciamento, além da conferência, ou tal como esclarecido, a auditabilidade do processo de digitalização adotado.

 



[1] Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012 - Art. 1º. A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de documentos públicos e privados serão regulados pelo disposto nesta Lei.

[2] Art. 2º-A.  Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações específicas e no regulamento.

[3] § 3º.  O disposto nos arts. 1º, 2º, 3º e 4º desta Lei não se aplica ao direito tributário e ao direito financeiro, ressalvado o inciso X do caput do art. 3º.

[4] Art. 18. A eficácia do disposto no inciso X do caput do art. 3º desta Lei fica condicionada à regulamentação em ato do Poder Executivo federal, observado que: I - para documentos particulares, qualquer meio de comprovação da autoria, integridade e, se necessário, confidencialidade de documentos em forma eletrônica é válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento; e II - independentemente de aceitação, o processo de digitalização que empregar o uso da certificação no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) terá garantia de integralidade, autenticidade e confidencialidade para documentos públicos e privados.

[5] § 2º, do art. 2º-A, da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012: “O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado.”

[6] Produzidos originalmente em formato digital.

[7] ANEXO I

PADRÕES TÉCNICOS MÍNIMOS PARA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS  

DOCUMENTO

RESOLUÇÃO MÍNIMA

COR

TIPO ORIGINAL

FORMATO DE ARQUIVO*

Textos impressos, sem ilustração, em preto e branco

300 dpi

Monocromático

(preto e branco)

Texto

PDF/A

Textos impressos, com ilustração, em preto e branco

300 dpi

Escala de cinza

Texto/imagem

PDF/A

Textos impressos, com ilustração e cores

300 dpi

RGB (colorido)

Texto/imagem

PDF/A

Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em preto e branco

300 dpi

Escala de cinza

Texto/imagem

PDF/A

Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em cores

300 dpi

RGB (colorido)

Texto/imagem

PDF/A

Fotografias e cartazes

300 dpi

RGB (colorido)

Imagem

PNG

Plantas e mapas

600 dpi

Monocromático

(preto e branco)

Texto/imagem

PNG

*Na hipótese de o arquivo ser comprimido, deve ser realizada compressão sem perda, de forma que a informação obtida após a descompressão seja idêntica à informação antes de ser comprimida. 

 

[8] ANEXO II

METADADOS MÍNIMOS EXIGIDOS 

a) Para todos os documentos:

Metadados

Definição

Assunto

Palavras-chave que representam o conteúdo do documento.

Pode ser de preenchimento livre ou com o uso de vocabulário controlado ou tesauro.

Autor (nome)

Pessoa natural ou jurídica que emitiu o documento.

Data e local da digitalização

Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da digitalização do documento.

Identificador do documento digital

Identificador único atribuído ao documento no ato de sua captura para o sistema informatizado (sistema de negócios).

Responsável pela digitalização

Pessoa jurídica ou física responsável pela digitalização

Título

Elemento de descrição que nomeia o documento. Pode ser formal ou atribuído:

• formal: designação registrada no documento;

• atribuído: designação providenciada para identificação de um documento formalmente desprovido de título.

Tipo documental

Indica o tipo de documento, ou seja, a configuração da espécie documental de acordo com a atividade que a gerou.

Hash (chekcsum) da imagem

Algoritmo que mapeia uma sequência de bits (de um arquivo em formato digital), com a finalidade de realizar a sua verificação de integridade.

 

 

b) Para documentos digitalizados por pessoas jurídicas de direito público interno:

Metadados

Definição

Classe

Identificação da classe, subclasse, grupo ou subgrupo do documento com base em um plano de classificação de documentos.

Data de produção (do documento original)

Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da produção do documento.

Destinação prevista (eliminação ou guarda permanente)

Indicação da próxima ação de destinação (transferência, eliminação ou recolhimento) prevista para o documento, em cumprimento à tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio e das atividades-fim.

Gênero

Indica o gênero documental, ou seja, a configuração da informação no documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação do documento.

Prazo de guarda

Indicação do prazo estabelecido em tabela de temporalidade para o cumprimento da destinação.

 

 

[9] Parágrafo único, do art. 1º, da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012: “Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital”.

[10] Art. 3º.  Para fins do disposto neste Decreto, considera-se: [...] IV - integridade - estado dos documentos que não foram corrompidos ou alterados de forma não autorizada.

[11] Art. 3º.  Para fins do disposto neste Decreto, considera-se: I - documento digitalizado - representante digital do processo de digitalização do documento físico e seus metadados; [...].

[12] Capacidade de conhecer todo o caminho da digitalização, desde sua origem até o resultado final, permitindo que rapidamente se obtenha o resgate do histórico do documento e de seu processo de digitalização.

[13] Processo de exame e validação de um sistema, atividade ou informação, a fim de ser enaltecida a confiança no que está sendo auditado. É, pois, a análise metódica de práticas, autorizando uma averiguação crítica do processo de digitalização dos documentos.

[14] § 7º do art. 2º-A, da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012: “ É lícita a reprodução de documento digital, em papel ou em qualquer outro meio físico, que contiver mecanismo de verificação de integridade e autenticidade, na maneira e com a técnica definidas pelo mercado, e cabe ao particular o ônus de demonstrar integralmente a presença de tais requisitos.” (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)

[15] “Capacidade de um sistema (informatizado ou não) de se comunicar de forma transparente (ou o mais próximo disso) com outro sistema (semelhante ou não). Para um sistema ser considerado interoperável, é muito importante que ele trabalhe com padrões abertos ou ontologias.” (in https://www.diegomacedo.com.br/o-que-e-interoperabilidade/, em 13/1/2021.)

[16] Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012: “Art. 3º. O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil.

Parágrafo único. Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.”

[17] Art. 6º. do Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020: “Na hipótese de documento que envolva relações entre particulares, qualquer meio de comprovação da autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade de documentos digitalizados será válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento. Parágrafo único.  Na hipótese de não ter havido acordo prévio entre as partes, aplica-se o disposto no art. 5º.”

[18] Art. 3º. do Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020: “Para fins do disposto neste Decreto, considera-se: [...] II - metadados - dados estruturados que permitem classificar, descrever e gerenciar documentos; [...]”.

[19] Art. 5º.  O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá: I - ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados; II - seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I; e III - conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II.

[20] Parágrafo único do art. 6º do Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020: “Na hipótese não ter havido acordo prévio entre as partes, aplica-se o disposto no art. 5º.”

[21] Art. 4º da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012: “As empresas privadas ou os órgãos da Administração Pública direta ou indireta que utilizarem procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrônico, óptico ou equivalente deverão adotar sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização, permitindo a posterior conferência da regularidade das etapas do processo adotado.”

[22] Art. 4º do Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020: “Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar: I - a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado; II - a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados; III - o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado; IV - a confidencialidade, quando aplicável; e V - a interoperabilidade entre sistemas informatizados.”

[23] § 1º, do art. 2º-A, da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012: “Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica.”

[24] Art. 9º do Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020: “Após o processo de digitalização realizado conforme este Decreto, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.”

[25] § 3º do art. 2º-A, da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012: “Decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição, os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados.”

[26] Art. 11 do Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020: “Os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.”

[27] Art. 6º do Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020: “Na hipótese de documento que envolva relações entre particulares, qualquer meio de comprovação da autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade de documentos digitalizados será válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.

Parágrafo único.  Na hipótese de não ter havido acordo prévio entre as partes, aplica-se o disposto no art. 5º.

 

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